PDFファイルの申請書をプリンタで印刷して、記入する。
記入する内容が同じ部分を毎回記入するのは面倒です。
違う部分のみ記入することで、ラクしたいと思ったことはありませんか？
今回はPDF編集ソフトを使って、記入済みのPDFファイルを作成する方法を紹介します。
PDF Editorで記入済のPDFファイルを作成して、申請作業を効率化する
MiniTool PDF Editor
MiniTool社はPC向けのユーティリティ系ソフトに強い会社で、PCのバックアップやディスク管理のソフトが有名です。
使用するのは、PDF編集ソフトのPDF Editorです。
PDF Editorに限らず、HPサイトより無料版をダウンロード、使用できますので、是非お試しください。
特長と主な機能
PDF EditorはPDF編集ソフトとして必要な機能をオールインワンで実装されている印象があります。
少し残念な部分は、多機能がゆえに使用方法がややわかりくいです。
PDF編集というややニッチな領域をターゲットとしているからなのかもしれません。
実際に使いながら、機能と使用方法を覚えていくスタイルのプロツールと割り切れば、気にならないと思います。
●ファイル変換
MS-EXCELファイルからPDFファイルに変換、PDFファイルから別のファイル形式に変換することが可能です。
●文字編集
PDFファイルをビュワーで表示し、文字部分を直接編集、新しく文字を追加することが可能です。
●署名
直筆による署名や押印をPDFファイルに追加することが可能です。
●暗号化
PDFファイルをパスワードを設定することでコピーや編集できなくすることが可能です。
●ページ削除
複数ページのPDFファイルについて、不要なページを削除することが可能です。
●その他の機能
今回紹介する機能のほかに、ハイライトやコメントを追加する注釈機能、ファイル圧縮、ページ分割と結合、透かしの追加などの機能があり、大抵のことはできると思います。
インストール
HPサイトの右上にある「Download PDF Editor」をクリックするとセットアップモジュールがダウンロードされるので、あとは実行するだけです。
インストール直後は無料版の状態です。
有償版への切り替えは画面右上にあるアイコンから行えます。
記入済みのPDFファイルを作成する
最近では、申請書をPDFファイルで提出する機会が多くなってきました。
申請書の作成は無記載の申請書を印刷、申請書の記入、複合機のイメージ出力でPDF化というフローになります。
PDF編集ソフトで記入済みのPDFファイルを作成すれば、申請書作成がワンストップで行えます。
記入済みのPDFファイルをそのまま提出する以外に、記入済みのPDFファイルを編集して再提出したり、変更が必要な部分のみ未記入のひな形を作成して、提出時はコピーしたひな形を編集して提出することで申請作業を効率化できます。
申請書のPDFファイルに変換する
申請書のファイル形式がPDFファイル以外の場合、PDFファイルに変換する必要があります。
PDF EditorではMS-EXCELファイルをくだけで、PDFファイルに変換してくれます。
「開く」でファイル選択するか、ドラッグ＆ドロップでファイル選択します。
「開く」でファイル選択する場合、フィルタを「すべてのファイル」に変更します。
PDFファイルを編集する
申請書を開いて、テキスト追加で必要事項を記入します。
申請書で選択状態のテキストも編集可能ですが、テキスト追加で記入する方法がおススメです。
テキスト追加はフォントや文字サイズを選択して、クリックで配置、文字を入力します。
テキストの配置はドラッグで移動、位置の微調整が可能です。
署名を追加する
自筆の署名が必要な申請書の場合、著名を追加します。
PDF Editorでは描いた署名をPDFファイルに配置すること可能です。
描いた署名を申請書に配置します。
暗号化
申請書をPDFファイルで提出する場合、二次加工できないように暗号化します。
権限パスワードの注釈と編集にチェックを入れて、パスワードを設定します。
提出が不要なページを削除する
申請書にサンプルや説明など提出不要なページがある場合、ページを削除します。
まとめ
今回は、MiniTool PDF Editorを使って記入済みのPDFファイルを作成する方法を紹介しました。
PDF EditorにはPDF以外のファイル形式をPDFファイルに変換から、PDF編集に必要な機能を備えています。
今回紹介した機能以外にハイライトやコメントを追加する注釈機能、ファイル圧縮、透かし追加などの機能があります。
これら機能をフルに使えば、申請書の作成以外でも十分使えるツールだと思います。
今回はここまでです。
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